‘Het huis staat, tijd om er te gaan wonen’

Onderzoek naar het potentieel van Resonans speciaal onderwijs

Het vraagstuk
Johan Taal, bestuurder: “Resonans is in januari 2019 ontstaan uit een fusie van twee organisaties voor speciaal en voortgezet speciaal onderwijs. Daarbij is afgesproken om na een tussenevaluatie in 2019 de organisatie in 2020 uitgebreider onder de loep te nemen. Want de ambities die je in zo’n fusie formuleert, kun je alleen waarmaken als je het potentieel van de nieuwe organisatie weet te benutten. De vraag is dus: wat gaan we daarvoor doen? Voor die vraag zochten we een blik van buiten. Geen traditionele onderzoekers die feiten optekenen, analyseren, en dan aanbevelingen doen. Wél mensen die tijdens gesprekken ook ongemakkelijke vragen durven stellen. Die tussen de regels door luisteren naar wat er níet gezegd wordt. Die de onderstroom oppikken die van grote invloed is op de professionele cultuur.”

De aanpak
Resonans koos Bureau de Bedoeling. “Robbin en Ekon zouden net de eerste gesprekken komen voeren toen corona uitbrak. Met veel flexibiliteit en creativiteit hebben ze online alternatieven gezocht waarmee we toch het maximaal haalbare konden bereiken. Dat is goed gelukt. Na een eerste gespreksronde met Iepe Roosjen en mij als bestuurders, en vervolgens met teamleiders, sectordirecteuren en medewerkers van het bestuursbureau, hebben Robbin en Ekon hun visie gegeven op waar wij nu staan. Daarna volgde een tweede gespreksronde, vooral over de gedragsveranderingen die nodig zijn om het potentieel van de fusie te realiseren. Daarbij zijn meteen allerlei aanvullende vragen beantwoord waar we mee zaten, bijvoorbeeld rond medezeggenschap.”
“Een opdrachtnemer moet over een bepaalde sensitiviteit beschikken om de aangereikte ruimte ook echt te kunnen benutten voor het goede gesprek. Robbin en Ekon slagen er steevast in om de essentie boven water krijgen. Hun onderlinge synergie speelt daarbij zeker een rol. Wat ik waardeer is dat ze vervolgens niet in de valkuil stappen om ‘college te gaan geven’. Eén keer hebben ze aan ons hun zienswijze gepresenteerd, daarna was er ruimschoots spreektijd voor sleutelfiguren in de organisatie. Dat is wat ik versta onder ‘anders kijken’ en ‘beter luisteren’. Het leidt tot aanbevelingen die in de organisatie worden herkend. En dus tot betere beslissingen.”

“Eén keer hebben ze aan ons hun zienswijze gepresenteerd, daarna was er ruimschoots spreektijd voor sleutelfiguren in de organisatie. Dat is wat ik versta onder ‘anders kijken’ en ‘beter luisteren’.”

Het resultaat
“Het eindrapport heet: ‘Het huis staat, tijd om te gaan wonen’ en dat vat de boodschap wat mij betreft goed samen. Wij weten nu dat onze organisatie toekomstproof is, dat onze drie managementlagen toereikend zijn en dat het goed is dat Resonans ook na mijn pensionering in voorjaar 2021 doorgaat met twee bestuurders. Nu we die helderheid hebben, kunnen we verder met werving en selectie. Een ander advies dat in de organisatie herkend werd, is dat ons bestuursbureau zelf op zoek moet naar manieren om de sectordirecteuren en teamleiders te versterken. Anders blijft het bestuursbureau boven de organisatie zweven.
Het belangrijkste is misschien wel dat Robbin en Ekon ons interactiebewustzijn hebben vergroot. We hebben meer oog gekregen voor de manier waarom we met elkaar omgaan. Als we roepen dat Resonans maximale zelfstandigheid voor medewerkers nastreeft, is dat dan ook zichtbaar in ons gedrag? Bieden we mensen de ruimte? Spreken we ze op die zelfstandigheid aan? Onze rollen zijn scherpgesteld en dat is winst.
Terugkijkend ben ik bevestigd in mijn overtuiging dat je bij het realiseren van het potentieel van een organisatie altijd uitkomt op cultuur. Je raakt snel verzeild in discussies over harken of organisatie-ontwerpen, die hooguit een ondersteunende rol hebben. Waar het om gaat, is of je voldoende investeert in gemeenschappelijk gedachtegoed, of je DNA resoneert in de cultuur. Want daarmee kom je bij de bedoeling van je organisatie.”

Een commando, een imam en een abt

Leiderschapsdriedaagse NUOVO Scholengroep

Het vraagstuk

CvB-voorzitter Leon de Wit: “Door een fusie kreeg ons MT er begin vorig schooljaar een bestuurder en drie schoolleiders bij. Daarnaast traden nóg twee nieuwe schoolleiders aan. Ons ‘oude’ MT ontleende veel kracht aan een studiereis naar Zuid-Afrika waar we – aan de hand van de filosofie van Ubuntu – samen ons leiderschap hadden verkend. Maar daar konden we niet meer aan blijven refereren. Om in het nieuwe MT een vergelijkbare verbinding te krijgen, hadden we een nieuwe, gezamenlijke ervaring nodig.

Bij een bestuur van onze omvang (14 scholen, red.) speelt de vraag naar autonomie een grote rol. Als MT-leden moet je elkaar waarderen en respecteren. Het werkt niet als je bij elke vraag weer moet aftasten waar iedereen staat.

Met het oog op de draagkracht wilde ik dat niet zelf organiseren. Ik heb een bestuurdersbelang, dan kunnen proces en inhoud door elkaar gaan lopen. Externen kunnen goed op de proceskant blijven. Dan kunnen we samen werken aan dezelfde vragen en ons allemaal even kwetsbaar opstellen.”

 

 

De aanpak

“We vroegen twee adviseurs met wie we goede ervaringen hadden: Robbin vanuit BdB en Saskia Tjepkema van Kessels en Smit. Zij hebben samen met ons het programma vormgegeven. Vanuit NUOVO dachten ook de HR-functionaris en enkele schoolleiders mee over het programma.

Het werd een tweetrapsraket (eerst één dag, toen een tweedaagse) waarin diverse typen leiderschap langskwamen. We spraken over leiderschap bij de Special Forces (met Erik van BdB), in de moskee (met Yassin van BdB) en in het klooster (met de abt).

Openbaar onderwijs is religievrij en dat is voor sommigen van ons een principiële keuze. Dat wij voor de tweedaagse het klooster in gingen, zorgde voor een verrassende constellatie. We hebben uitvoerig met de abt gesproken. Wat leidinggeven daar betekent, de opoffering die je jezelf moet getroosten, 365 dagen per jaar, de rest van je leven – wat dat betekent, voel je pas als je er bent en dat brengt toch wel een reflectie bij jezelf op gang.”

 

“Na afloop voelde ik: nu kunnen we de next step zetten als team. We weten waarvoor we het doen, we weten wat we aan elkaar hebben en dat we op elkaar kunnen terugvallen.”

 

Het resultaat

“In drie dagen tijd hebben we echt het nieuwe management van NUOVO gecreëerd. Na afloop voelde ik: nu kunnen we de next step zetten als team. We weten waarvoor we het doen, we weten wat we aan elkaar hebben en dat we op elkaar kunnen terugvallen. Natuurlijk hebben we sindsdien een coronacrisis doorgemaakt waarin we continu met dagelijkse zaken bezig waren en er weinig tijd was voor ontwikkelingsvraagstukken. Maar het is wel dankzij dit traject geweest dat we het leiderschap in die crisis goed hebben kunnen vormgeven. Het draagvlak zou anders nooit zo groot zijn geweest. En er komt spoedig een moment waarop we dit weer oppakken.

Terugkijkend heeft dit traject voor mij bevestigd hoe belangrijk het is om van te voren samen heel scherp je doelstellingen te formuleren. Robbin en Saskia hebben dit goed aangevoeld en zo hebben we samen uit dit leiderschapstraject gehaald wat erin zat.”

‘Een nieuwe logica en samenhang voor onze organisatie’

Verdere professionalisering Passend Onderwijs Almere

Het vraagstuk

Anita Gelmers-Groen, adjunct-directeur coöperatie Passend Onderwijs Almere: “De wereld om ons heen verandert snel en daardoor verandert onze rol. Het wordt steeds duidelijker dat wij een netwerkorganisatie zijn die nauw vervlochten is met de buitenwereld. Hoe kunnen wij door professionalisering een volgende stap in onze ontwikkeling zetten? Zelf krijgen we dat onvoldoende scherp, we zijn te zeer onderdeel van het verhaal. Maar een blik van buiten helpt. En het voorjaar van 2020, halverwege de beleidsperiode van ons ondersteuningsplan, was een aangewezen moment.”

De aanpak

Anita: “Aanvankelijk hadden we Robbin en Patrick gevraagd vijf verhalen van mensen in onze organisatie op te tekenen. Door corona moest dit gebeuren via Teams en telefoongesprekken in plaats van in persoonlijke ontmoetingen. Aan de opbrengst was dat niet te merken: er kwam veel boven tafel en collega’s werden ook persoonlijk aan het denken gezet. Zodanig zelfs dat ze na afloop zeiden: ik gun iedereen zo’n gesprek.”

Karel Vogel, begeleider onderwijs Passend Onderwijs Almere: “De persoonlijke benadering maakt het gesprek heel ontspannen. Je gaat vanuit de relatie naar de prestatie, het is makkelijk om vrijuit te praten. Het bijzondere zit in de vragen die je gesteld krijgt. Want het reilen en zeilen van de organisatie is heel groot, maar Robbin en Patrick koppelen dat ook aan je eigen functioneren. Wat is jouw rol in dit geheel? Daar krijg je feedback op. Het wordt een heel professioneel gesprek over je vak en dat is heel inspirerend.”

Anita: “Verrassend vond ik dat Robbin en Patrick al na de eerste vijf gesprekken patronen in de organisatie bloot wisten te leggen. Daarop hebben we besloten nog eens achttien gesprekken te laten voeren, dwars door de organisatie heen. Zo ontstond een 360 gradenbeeld. Dat leidde tot een advies en daar hebben we onze volgende beleidsmiddag aan gewijd. Bureau de Bedoeling heeft die middag in overleg met ons georganiseerd, in een online vorm die (mét drive-in-bioscoop en borrelbox) in goede aarde viel.”

Karel: “Natuurlijk waren we het liefst met zijn allen bij elkaar gekomen; online is toch anders. Maar het effect was er niet minder groot om. Meteen na afloop kwamen er complimenten, je merkte dat dit mensen goed had gedaan. Voor sommige geledingen en personen in onze organisatie is het best spannend wat er gaat gebeuren. Aan het eind van de beleidsmiddag was er rust ingekomen. Iedereen sloot de middag met een goed gevoel af.”

“Collega’s werden ook persoonlijk aan het denken gezet. Zodanig zelfs dat ze na afloop zeiden: ik gun iedereen zo’n gesprek.”

Het resultaat

Anita: “Wij willen tempo houden, zei ik bij de intake. Coronatijd of niet. En dat is gelukt. Drie maanden na de eerste interviews ligt er een perspectief en hebben we een uitdagende beleidsmiddag achter de rug. Er leven echt nog wel vragen in de organisatie. Het advies om onze stadsdeelteams de voorliggende positie te laten innemen is nog niet voor iedereen logisch. Ook is er behoefte aan meer informatie over onze ‘tweede professionaliteit’. We hebben blijkbaar nog niet iedereen uitvoerig in de gedachtegang kunnen meenemen. Daarom ondersteunt Bureau de Bedoeling ons de komende tijd bij de verdere verdieping.

Terugkijkend ben ik nu al blij dat we deze pas op de plaats hebben gemaakt. We kunnen met een nieuwe logica en samenhang de tweede helft van de beleidsperiode in. Wat ik anderen wil meegeven is dat het niet erg is als het in de organisatie eens niet lekker loopt. Het is ook niet zo dat er fouten zijn gemaakt. Zie het liever als een aansporing om even stil te staan, ook bij het goede dat er is, en van daaruit weer door te ontwikkelen.”

‘Maak gebruik van ieders denkkracht’

Co-productie Ondersteuningsplan SWV Passend Onderwijs IJmond 2020-2024

Het vraagstuk

Beleidsmedewerker Marjolijn Loos: “Wij zochten een partner die ons kon ontzorgen bij de totstandkoming van ons nieuwe ondersteuningsplan. Het ging ons vooral om de inhoudelijke kant: hoe zorgen we dat dit plan van onderop ontstaat? Dat iedereen – van onderwijsassistent tot directeur – er vanuit zijn eigen rol en opdracht aan bijdraagt? Ons samenwerkingsverband telt 65 scholen, dit moet hún plan zijn.”

Directeur-bestuurder Peter Truijens: “Je kunt zo’n proces zelf organiseren, maar dan ben je ook voortdurend in de lead. Co-productie geeft meer vrijheid. Door Robbin en Naima erbij te betrekken, had ik de handen vrij om voluit mee te denken en te praten.”

 

De aanpak

Peter: “Robbin en Naima hebben goed gekeken en geluisterd: hoe gaan de dingen in dit samenwerkingsverband, wat kenmerkt deze scholen? Zo zijn we samen tot een opzet gekomen.”

Marjolijn: “De eerste bijeenkomst stond in het teken van evaluatie en ambitie: we bouwen voort op wat er is, maar we willen ook verder. Daarna volgden dialoogsessies (per regio), een leerkrachtbijeenkomst, validatiesessies (ook weer per regio), het schrijven van een conceptplan en een studiemiddag met de schoolbesturen.”

Peter: “Die validatiesessies vond ik een mooi idee. Je hebt bij iedereen van alles opgehaald, in zo’n validatiesessie check je: hebben we de goede dingen opgehaald en hebben we het wel goed samengevat?”

“Er is in iedere organisatie een enorm potentieel aan kennis en ervaring aanwezig: waarom maken we daar zo beperkt gebruik van?”


Het resultaat

Marjolijn: “Op 1 augustus zijn we begonnen, eind januari hadden we een concept en vóór 1 mei lag het plan bij de Inspectie. Nu is het tijd voor de implementatie door de scholen. Dat is een verantwoordelijkheid van de bestuurders, als eigenaren van dit plan. Zij gaan in drie bijeenkomsten, weer begeleid door Bureau de Bedoeling, met directies, IB’ers en eventueel leerkrachten in gesprek. Voor het eerst gebeurt dat in de nieuwe, wijkgeoriënteerde organisatiestructuur die we samen hebben bedacht.”

Peter: “We zijn met dit proces ver gekomen. Maak gebruik van ieders denkkracht, dat is de les die ik meeneem. Er is in iedere organisatie een enorm potentieel aan kennis en ervaring aanwezig: waarom maken we daar zo beperkt gebruik van? Als je gemotiveerde mensen om hun inbreng vraagt, levert dat opzienbarend veel op.”